Was ist In-Place Archive?
Das In-Place Archive (Compliance Archive) ist ein zweites Postfach das direkt an das primäre angebunden ist. Ältere E-Mails werden automatisch dorthin verschoben – erscheint in Outlook als "Online-Archiv".
Vorteile:
- Primäres Postfach bleibt klein (bessere Performance)
- Compliance: E-Mails nach Gesetzgeber-Vorgaben aufbewahren
- Benutzer sieht alles im gleichen Outlook
Archiv aktivieren
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]
# Archiv für einzelnen Benutzer aktivieren
Enable-Mailbox -Identity [email protected] -Archive
# Archiv für alle Benutzer aktivieren
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {ArchiveStatus -eq "None"} |
Enable-Mailbox -Archive
# Archiv-Status prüfen
Get-Mailbox [email protected] | Select ArchiveStatus,ArchiveQuota,ArchiveWarningQuota
Retention Policy konfigurieren
Retention Policies steuern welche E-Mails wann archiviert werden:
# Retention Tag: E-Mails die älter als 2 Jahre sind → Archiv
New-RetentionPolicyTag -Name "2-Jahre-Archiv" `
-Type All `
-AgeLimitForRetention 730 `
-RetentionAction MoveToArchive
# Retention Tag: E-Mails die älter als 7 Jahre sind → Löschen
New-RetentionPolicyTag -Name "7-Jahre-Loeschen" `
-Type All `
-AgeLimitForRetention 2555 `
-RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
# Retention Policy mit Tags erstellen
New-RetentionPolicy -Name "Firma-Archiv-Policy" `
-RetentionPolicyTagLinks "2-Jahre-Archiv","7-Jahre-Loeschen"
# Policy Benutzern zuweisen
Set-Mailbox -Identity [email protected] -RetentionPolicy "Firma-Archiv-Policy"
# Policy für alle User
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Set-Mailbox -RetentionPolicy "Firma-Archiv-Policy"
Auto-Expanding Archive (> 100 GB)
# Unbegrenzte Archivierung aktivieren
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive
# Oder für einzelnen User
Enable-Mailbox -Identity [email protected] -AutoExpandingArchive
Mit Auto-Expanding Archive wächst das Archiv automatisch – kein manuelles Kontingent-Management.
Archiv in Outlook konfigurieren
Der Benutzer sieht in Outlook (Desktop):
- Postfach: Aktuelles Postfach
- Online-Archiv – [email protected]: Archiv-Postfach
E-Mails manuell ins Archiv verschieben oder per Policy automatisch.
Compliance-Archiv (Litigation Hold)
# Postfach für Litigation Hold einfrieren (alle Daten aufbewahren)
Set-Mailbox -Identity [email protected] `
-LitigationHoldEnabled $true `
-LitigationHoldDuration 2555 # 7 Jahre
# Gelöschte Elemente-Aufbewahrung verlängern
Set-Mailbox -Identity [email protected] `
-RetainDeletedItemsFor 30 # 30 Tage (Standard: 14)
FAQ
Welche Lizenz brauche ich für In-Place Archive?
Exchange Online Plan 2 oder M365 Business Premium. Plan 1 hat kein Archiv.
Kann der Benutzer Archiv-E-Mails auf dem Smartphone abrufen?
Im Outlook Mobile App: Ja. In anderen E-Mail-Clients mit IMAP: Nein.
Fazit
In-Place Archive mit sinnvollen Retention Policies ist die effizienteste Methode Postfächer klein zu halten und gleichzeitig Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Exchange Online Archivierung für KMU in Heidelberg, Mannheim und der Rhein-Neckar-Region. M365-Beratung anfragen.