Was ist Microsoft 365 Copilot?
Microsoft 365 Copilot ist Microsofts KI-Assistent der direkt in die M365-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) integriert ist. Er basiert auf GPT-4 und hat im Unterschied zu ChatGPT Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten – E-Mails, Dokumente, Kalender, Teams-Nachrichten – aus Microsoft Graph.
Was kann Copilot konkret?
| App | Copilot-Funktionen |
|---|---|
| Word | Dokumente aus Stichworten erstellen, zusammenfassen, umformulieren |
| Excel | Formeln erklären, Datenanalysen automatisieren, Diagramme vorschlagen |
| PowerPoint | Präsentation aus Dokument/Stichworten erstellen |
| Outlook | E-Mails zusammenfassen, Antworten vorschlagen, Threads überblicken |
| Teams | Meeting-Zusammenfassungen, Aktionspunkte extrahieren, Chat-Recap |
| Loop | Kollaborative Inhalte KI-gestützt erstellen |
| Copilot Chat | Enterprise-ChatGPT mit Zugriff auf Firmen-Daten |
Lizenzierung und Kosten
Microsoft 365 Copilot ist eine Add-on-Lizenz:
- Preis: ~30 €/Benutzer/Monat (Stand 2025)
- Voraussetzung: Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3 oder E5
Für KMU interessant: Seit 2024 gibt es kein Mindest-Seat-Requirement mehr – Sie können Copilot für einzelne Benutzer aktivieren.
Welche Basis-Lizenz benötige ich?
| Basis-Lizenz | Copilot möglich? |
|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | Nein |
| Microsoft 365 Business Standard | Ja |
| Microsoft 365 Business Premium | Ja |
| Microsoft 365 E3 / E5 | Ja |
| Office 365 E1 | Nein |
Voraussetzungen vor der Aktivierung
Bevor Copilot produktiv genutzt werden kann sind folgende Punkte wichtig:
1. Entra ID konfiguriert
Alle Benutzer müssen in Entra ID (Azure AD) synchronisiert sein. Hybrid-Join oder Cloud-only funktionieren beide.
2. Microsoft Search Semantic Index
Copilot nutzt Microsoft Search um relevante Inhalte zu finden. Der Semantic Index wird automatisch für Benutzer mit Copilot-Lizenz aufgebaut – dauert initial 24–72 Stunden.
Status prüfen: admin.microsoft.com → Settings → Search & Intelligence → Data sources
3. SharePoint-Berechtigungen überprüfen
Kritisch: Copilot kann auf alle Inhalte zugreifen auf die der jeweilige Benutzer Zugriff hat. Falls SharePoint-Berechtigungen zu großzügig vergeben wurden kann Copilot versehentlich sensible Daten aus anderen Abteilungen in Antworten einbeziehen.
Empfehlung vor Copilot-Einführung:
- Sensitivity Labels einrichten (Microsoft Purview)
- SharePoint-Berechtigungen prüfen und einschränken
- Oversharing-Report ausführen: SharePoint Admin → Reports → Access Reviews
Copilot-Lizenzen zuweisen
admin.microsoft.com → Billing → Licenses → Microsoft 365 Copilot:
- Assign licenses → Benutzer auswählen
- Alternativ per PowerShell für viele Benutzer:
Connect-MsolService
# Copilot SKU finden
Get-MsolAccountSku | Where-Object {$_.SkuPartNumber -like "*COPILOT*"}
# Lizenz einem Benutzer zuweisen
Set-MsolUserLicense -UserPrincipalName [email protected] `
-AddLicenses "firma:MICROSOFT_365_COPILOT"
Benutzer erhalten nach Lizenz-Zuweisung innerhalb weniger Minuten Zugriff.
Copilot im Admin Center verwalten
Copilot-Einstellungen
admin.microsoft.com → Copilot → Settings:
- Connected experiences: Aktiviert (ermöglicht Copilot Zugriff auf Inhalte)
- Allow users to submit feedback: Optional aktivieren für Feedback-Sammlung
- Web content plugin: Konfiguriert ob Copilot öffentliche Web-Inhalte einbeziehen darf
Opt-out für bestimmte Benutzergruppen
Falls Copilot zunächst nur für eine Pilotgruppe aktiviert werden soll:
admin.microsoft.com → Copilot → Manage → User settings:
Copilot per Security-Gruppe steuern statt für alle Benutzer aktivieren.
Copilot in Teams – Meeting-Zusammenfassungen
Voraussetzung: Teams Premium oder Copilot-Lizenz + Teams-Recording aktiviert.
Bei einem Meeting mit aktiviertem Transcript:
- Meeting endet
- In der Meeting-Nachbereitung: Copilot → Zusammenfassung
- Copilot liefert: Diskutierte Punkte, Entscheidungen, Aktionspunkte mit Verantwortlichen
Konfiguration: Admins können steuern ob Transcription standardmäßig aktiviert ist:
Teams Admin Center → Meetings → Meeting policies → Transcription → On
Datenschutz und DSGVO
Wichtige Punkte:
- Keine Training auf Ihre Daten: Microsoft nutzt Unternehmens-Prompts und -Antworten nicht für das Training globaler Modelle
- EU Data Residency: Daten bleiben in EU-Rechenzentren wenn Ihr M365-Tenant in der EU liegt
- Audit Logs: Copilot-Interaktionen werden in Microsoft Purview protokolliert
- eDiscovery: Copilot-Konversationen können über Purview in eDiscovery-Verfahren einbezogen werden
Prüfen Sie die aktuelle Microsoft Product Terms und den Data Protection Addendum für aktuelle DSGVO-Details.
Copilot-Nutzung überwachen
admin.microsoft.com → Reports → Usage → Microsoft 365 Copilot:
- Aktive Benutzer pro App
- Häufig genutzte Features
- Adoption-Rate nach Zeitraum
Diese Reports helfen den ROI der Copilot-Investition nachzuweisen.
FAQ
Kann ich Copilot testen bevor ich zahle?
Microsoft bietet zeitlich begrenzte Testlizenzen an. Kontaktieren Sie Ihren Microsoft-Partner oder Microsoft direkt für eine Teststellung.
Was passiert wenn ich einem Benutzer die Copilot-Lizenz entziehe?
Der Benutzer verliert sofort den Zugriff. Gespeicherte Copilot-Zusammenfassungen und Dokumente bleiben erhalten.
Wie lässt sich verhindern dass Copilot sensible HR-Dokumente für alle zugänglich macht?
Durch konsequente Vergabe von SharePoint-Berechtigungen und Microsoft Purview Sensitivity Labels. Copilot respektiert bestehende Zugriffsberechtigungen vollständig.
Fazit
Microsoft 365 Copilot kann die Produktivität messbarer erhöhen – besonders für Wissensarbeiter die täglich viele E-Mails und Meetings haben. Der Schlüssel zum Erfolg ist eine sorgfältige Vorbereitung: Berechtigungen prüfen, Sensitivity Labels einrichten und mit einer kleinen Pilotgruppe starten.
Als Microsoft-Partner in Heidelberg begleiten wir KMU in Mannheim und der Rhein-Neckar-Region bei der Einführung von Microsoft 365 Copilot. M365-Copilot-Beratung anfragen.