Das verworrene M365-Ökosystem
Wenn Sie ein Microsoft Team erstellen passiert automatisch:
- Eine Microsoft 365 Gruppe (Identitätsbasis)
- Eine SharePoint-Site (Dokumentenspeicher)
- Ein Postfach (für Gruppen-E-Mails)
- Ein Notizbuch (OneNote)
- Ein Planner (Aufgaben)
Das verwirrt viele Administratoren und Benutzer.
Was ist was?
| Objekt | Beschreibung | Wann nutzen |
|---|---|---|
| M365 Gruppe | Identitäts-Container für alle | Technisch immer die Basis |
| Teams-Team | Chats + Dateien + Meetings | Teamzusammenarbeit |
| SharePoint-Site | Intranet, strukturierte Dokumente | Abteilungsseiten, Intranet |
| Teams-Kanal | Themenbereich im Team | Unterthemen im Team |
| Yammer | Unternehmens-Social-Media | Breite Firmenkommunikation |
Microsoft Teams ist SharePoint!
Alle Dateien die in Teams hochgeladen werden, liegen in SharePoint:
Teams → Kanal "Allgemein" → Dateien
= SharePoint-Site/Freigegebene Dokumente/Allgemein/
Teams → Kanal "Projekt X" → Dateien
= SharePoint-Site/Freigegebene Dokumente/Projekt X/
Sie können dieselbe Bibliothek aus SharePoint UND Teams ansprechen!
Entscheidungsbaum
Brauche ich aktive Kommunikation (Chat, Meetings)?
JA → Microsoft Teams erstellen
NEIN ↓
Brauche ich strukturierte Dokumente/Intranet?
JA → SharePoint-Communication-Site (kein Team)
NEIN ↓
Brauche ich nur eine geteilte Ablage für eine Gruppe?
JA → M365 Gruppe (ohne Teams)
Communication Sites vs. Team Sites
| Typ | Erstellt durch | Benutzer | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Team Site | Team erstellen | Alle Mitglieder | Projektdokumente, gemeinsame Arbeit |
| Communication Site | SharePoint Admin | Wenige Autoren, viele Leser | Intranet, Ankündigungen |
Communication Sites haben keine M365 Gruppe – sie sind rein für Inhalte (wie eine interne Website).
Kanal-Typen in Teams
| Kanal-Typ | Sichtbarkeit | SharePoint-Ordner |
|---|---|---|
| Standard | Alle Team-Mitglieder | Ja |
| Privat | Eingeladene Mitglieder | Eigene Site |
| Geteilter Kanal | Interne + externe Personen | Eigene Site |
Private Kanäle haben eine eigene SharePoint-Site – Dateien sind streng isoliert.
Governance-Empfehlung
1 Team = 1 Abteilung/Projekt
├── Standard-Kanal: Allgemein (immer vorhanden)
├── Standard-Kanal: Projekte
└── Private Kanal: HR (nur HR-Mitarbeiter)
NICHT: 1 Team pro Person oder zu kleinen Themenbereich
FAQ
Kann ich ein Team in eine SharePoint-Site umwandeln?
Nein, direkt nicht. Sie können Inhalte migrieren aber die Objekte sind unterschiedlich.
Was passiert wenn ein Team gelöscht wird?
Die SharePoint-Site, das Postfach und OneNote werden ebenfalls (weich) gelöscht und 30 Tage aufbewahrt.
Fazit
M365 ist ein integriertes Ökosystem. Das Verständnis der Beziehungen zwischen Gruppen, Teams und SharePoint ist Grundlage jeder guten M365-Governance.
Microsoft 365 Beratung für KMU in Heidelberg, Mannheim und der Rhein-Neckar-Region. Anfragen.