Was ist Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate (früher Microsoft Flow) ist die Workflow-Automatisierungsplattform in Microsoft 365. Ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben verbinden Sie über 1.000 Apps und Dienste und automatisieren repetitive Aufgaben.
Was gehört zu Power Platform?
| Produkt | Funktion |
|---|---|
| Power Automate | Workflows und Prozessautomatisierung |
| Power Apps | Eigene Apps ohne Code bauen |
| Power BI | Business Intelligence und Reports |
| Power Virtual Agents | KI-Chatbots |
| Copilot Studio | KI-gestützte Automatisierung |
Warum Power Automate für KMU?
- In M365 enthalten: Kein Zusatzprodukt – verfügbar ab Microsoft 365 Business Basic
- No-Code/Low-Code: Jeder Mitarbeiter kann einfache Flows erstellen
- 600+ Konnektoren: Teams, SharePoint, Outlook, OneDrive, Dynamics, SAP, Salesforce
- ROI sofort sichtbar: Selbst ein einfacher E-Mail-Benachrichtigungs-Flow spart Stunden pro Woche
Power Automate aufrufen
make.powerautomate.com – oder direkt über das Microsoft 365 Appmenü → Power Automate.
Grundbegriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Flow | Ein Workflow (= eine Automatisierung) |
| Trigger | Auslöser des Flows (E-Mail eingeht, Datei erstellt, Zeit...) |
| Action | Aktion die ausgeführt wird (E-Mail senden, Datei kopieren...) |
| Connector | Verbindung zu einem Dienst (Outlook, SharePoint, Teams...) |
| Dynamic Content | Variablen aus vorherigen Steps verwenden |
| Condition | If/Else-Verzweigung |
Flow 1: E-Mail-Benachrichtigung bei neuem SharePoint-Dokument
Anwendungsfall: Das Team wird per Teams-Nachricht benachrichtigt wenn jemand ein Dokument in einen SharePoint-Ordner hochlädt.
- Neuer Flow → Automated cloud flow
- Trigger: When a file is created (SharePoint)
- Site: Ihre SharePoint-Site
- Library: Dokumente
- Folder: /Eingehende Dokumente
- + New step → Post a message in a chat or channel (Microsoft Teams)
- Team und Kanal wählen
- Message:
Neues Dokument hochgeladen: @{triggerOutputs()?['body/{FilenameWithExtension]}'} - Von: Flow bot
Ergebnis: Jedes Mal wenn ein Dokument hochgeladen wird erscheint automatisch eine Teams-Nachricht.
Flow 2: Genehmigungsprozess für Urlaub
Anwendungsfall: Mitarbeiter füllen eine Power Apps-Karte oder SharePoint-Liste aus. Der Vorgesetzte erhält eine Genehmigungsanfrage per Teams/E-Mail.
- Trigger: When an item is created (SharePoint)
- Liste: Urlaubsanträge
- Start and wait for an approval
- Approval type: Approve/Reject – First to respond
- Assigned to:
@{items('Apply_to_each')?['Vorgesetzter']} - Details:
Urlaubsantrag von: @{triggerOutputs()?['body/Mitarbeiter']}Zeitraum: Von bis
- Condition: Ergebnis = Approved?
- Ja: E-Mail an Mitarbeiter „Ihr Antrag wurde genehmigt"
- Nein: E-Mail „Ihr Antrag wurde abgelehnt – Grund: @{outputs('Start_and_wait_for_an_approval')?['body/responseSummary']}"
Flow 3: Automatische Erinnerungen bei Aufgaben
Anwendungsfall: 3 Tage vor Fälligkeit einer Planner-Aufgabe erhält der Verantwortliche eine E-Mail-Erinnerung.
- Trigger: Recurrence – täglich, 08:00 Uhr
- Get tasks (Planner) – Alle Aufgaben eines Plans laden
- Apply to each – Für jede Aufgabe:
- Condition:
@{items('Apply_to_each')?['dueDateTime']}ist in den nächsten 3 Tagen - Ja: Send an email – An Assigned User, Betreff „Aufgabe fällig in 3 Tagen"
- Condition:
Flow 4: Eingehende E-Mails klassifizieren und weiterleiten
Anwendungsfall: E-Mails an [email protected] die das Wort „Rechnung" enthalten werden automatisch in einen SharePoint-Ordner abgelegt und dem Buchhaltungs-Team in Teams gemeldet.
- Trigger: When a new email arrives (Outlook)
- Folder: Inbox
- Include attachments: Yes
- Condition: Subject contains „Rechnung"
- Ja:
- Create file (SharePoint) – Anhang speichern
- Post message (Teams) – Buchhaltungskanal benachrichtigen
- Nein: Flow endet (keine Aktion)
Power Automate Desktop – PC-Automatisierungen
Power Automate Desktop (kostenlos mit Windows 11) automatisiert Desktop-Anwendungen ohne API:
- Formularausfüllung in Legacy-Software
- PDF-Daten extrahieren und in Excel übertragen
- SAP-Transaktionen automatisieren
- Web-Scraping ohne Programmierkenntnisse
Download: powerautomate.microsoft.com → Download app
Best Practices für KMU
Flows in Lösungen organisieren:
Nicht als „My flows" sondern in Solutions anlegen – dann sind Flows exportierbar und zwischen Umgebungen übertragbar.
Fehlerbehandlung einbauen:
Run after: Konfigurieren Sie kritische Actions so dass bei Fehlern eine E-Mail an den Admin gesendet wird.
Flow-Besitzer und Servicekonten:
Produktions-Flows sollten einem Servicekonto gehören, nicht einem persönlichen Account – sonst fallen sie weg wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Connection-Referenzen nutzen:
Bei Verbindungen (SharePoint, Teams) Verbindungsreferenzen statt direkter Verbindungen nutzen – erleichtert Umgebungswechsel.
FAQ
Was kostet Power Automate für KMU?
Power Automate ist in Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium enthalten. Premium Konnektoren (Dynamics, SAP) und Process Mining erfordern zusätzliche Lizenzen (ab ~15 €/User/Monat).
Was ist der Unterschied zu Power Automate und Logic Apps?
Logic Apps ist die Azure-Variante für IT-Pros und Entwickler mit mehr Kontrolle über Hosting und Skalierung. Power Automate ist die business-user-freundlichere Variante innerhalb von M365.
Wie sicher sind Power Automate-Flows (DSGVO)?
Daten fließen durch Microsoft-Dienste in EU-Rechenzentren. DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention) können im Power Platform Admin Center definiert werden um zu steuern welche Konnektoren Mitarbeiter nutzen dürfen.
Fazit
Microsoft Power Automate ist das mächtigste Produktivitätswerkzeug das die meisten KMU bereits bezahlen aber nicht nutzen. Schon drei bis vier gut durchdachte Flows sparen einem mittelgroßen Unternehmen mehrere Stunden Arbeit pro Woche.
Unser Microsoft-365-Team in Heidelberg analysiert Ihre häufigsten manuellen Prozesse und automatisiert sie mit Power Automate – für Unternehmen in Mannheim, Ludwigshafen und der gesamten Rhein-Neckar-Region. Jetzt kostenlose Erstberatung vereinbaren.