Paperless-ngx – digitales Dokumenten-Management 2025

Paperless-ngx installieren

# docker-compose.yml
services:
  broker:
    image: redis:7
    restart: unless-stopped

  db:
    image: postgres:16
    restart: unless-stopped
    volumes:
      - postgres:/var/lib/postgresql/data
    environment:
      POSTGRES_DB: paperless
      POSTGRES_USER: paperless
      POSTGRES_PASSWORD: sicherespasswort

  webserver:
    image: ghcr.io/paperless-ngx/paperless-ngx:latest
    restart: unless-stopped
    depends_on:
      - db
      - broker
    ports:
      - "8010:8000"
    volumes:
      - data:/usr/src/paperless/data
      - media:/usr/src/paperless/media
      - ./export:/usr/src/paperless/export
      - ./consume:/usr/src/paperless/consume
    environment:
      PAPERLESS_REDIS: redis://broker:6379
      PAPERLESS_DBHOST: db
      PAPERLESS_DBUSER: paperless
      PAPERLESS_DBPASS: sicherespasswort
      PAPERLESS_SECRET_KEY: sicherersecretkey32zeichen
      PAPERLESS_ADMIN_USER: admin
      PAPERLESS_ADMIN_PASSWORD: adminpasswort
      PAPERLESS_ADMIN_MAIL: [email protected]
      PAPERLESS_OCR_LANGUAGE: deu+eng  # Deutsch + Englisch
      PAPERLESS_OCR_MODE: skip_noarchive
      PAPERLESS_TIME_ZONE: Europe/Berlin
      PAPERLESS_FILENAME_FORMAT: "{correspondent}/{created_year}/{title}"

volumes:
  data:
  media:
  postgres:

docker compose up -d
# Web-UI: http://server:8010

Dokumente hinzufügen

# 1. Consume-Verzeichnis
# Dateien in ./consume/ ablegen → automatisch verarbeitet
cp rechnung-2025.pdf ./consume/

# 2. Web-Upload
# Paperless UI → Upload Document

# 3. E-Mail-Import (IMAP)
# Settings → Consumption → Mail Accounts
# Host: mail.firma.de
# Ordner: INBOX/Paperless

Tags und Korrespondenten

Automatische Klassifikation:

Korrespondenten:
- Finanzamt
- Lieferant XYZ GmbH
- Deutsche Telekom AG

Tags:
- Rechnung (grün)
- Vertrag (blau)
- DSGVO-relevant (rot)
- Archiviert (grau)

Dokumententypen:
- Rechnung
- Vertrag
- Brief

Auto-Matching:
Wenn "Finanzamt" im Text → Korrespondent: Finanzamt
Wenn "Rechnung" im Betreff → Tag: Rechnung + Typ: Rechnung

Volltextsuche

Paperless kann suchen in:
- OCR-erkanntem Text (auch in gescannten PDFs!)
- Titel, Korrespondent, Tag
- Datum, Dokumententyp

Suche-Beispiele:
"Rechnung" → alle Dokumente mit diesem Wort im Text
correspondent:Telekom date:[2024 TO 2025]
tag:DSGVO-relevant is:tagged

Backup der Dokumente

# Export aller Dokumente
docker compose exec webserver document_exporter /usr/src/paperless/export

# Backup-Script
cat > /opt/scripts/backup-paperless.sh << 'EOF'
DATE=$(date +%Y%m%d)
docker compose exec -T webserver document_exporter /usr/src/paperless/export
tar -czf /backup/paperless-$DATE.tar.gz /opt/paperless/export/
EOF

chmod +x /opt/scripts/backup-paperless.sh

# Cron: täglich 02:00 Uhr
echo "0 2 * * * root /opt/scripts/backup-paperless.sh" > /etc/cron.d/paperless

FAQ

Kann Paperless DSGVO-konform betrieben werden?
Ja. Self-hosted = Daten bleiben im Unternehmen. Paperless speichert keine Daten bei Dritten. Löschfunktion und Audit-Log vorhanden.

Fazit

Paperless-ngx ist die beste Open-Source-Lösung für digitale Dokumentenverwaltung – OCR, automatisches Tagging und Volltextsuche für papierloses Büro.

Paperless und digitales Büro für KMU in Heidelberg, Mannheim und der Rhein-Neckar-Region. Anfragen.